Mai Anh
Lang thang trên các forum công nghệ của Việt Nam và thế giới, mình thấy rất nhiều người có một câu hỏi chung về MS Office. “Phiên bản Office nào tốt nhất?”, “Nên dùng Microsoft Office 2019 hay Office 365?” hay “Office 365 là gì?“. Với nguồn kiến thức không quá nhiều, nhưng có am hiểu về IT. Mình xin cố gắng cung cấp thông tin một cách đầy đủ và dùng lời văn đơn giản nhất để bạn có thể hiểu được.
Hy vọng qua bài viết này bạn có thể chọn cho mình một bản MS Office phù hợp với nhu cầu cá nhân. Và cũng có thể là phù hợp cho nhu cầu sử dụng Office cho gia đình hay công ty của bạn.
Microsoft Office là gì? Microsoft Office 365 là gì?
Để kể về lịch sử của MS Office thì khá là dài dòng. Mình chỉ tóm tắt một số điểm chính như sau. MS Office là bộ sản phẩm hỗ trợ giúp người dùng có thể Soạn thảo Văn bản, Thực hiện Bảng Tính, Tạo bài Thuyết trình. Việc đưa vào sử dụng MS Office từ những ngày đầu tiên đã giúp tăng hiệu quả công việc lên đáng kể.
Nên dùng phiên bản Office nào?
Không những giúp việc lưu trữ thông tin dễ dàng hơn, nó còn giúp việc lưu truyền thông tin cũng nhanh hơn. Và điều mình đang nói đến là gửi file Word, Excel, Powerpoint, Access qua email (thư điện tử).
Vậy Microsoft Office 365 là gì mà được nhiều người quan tâm vậy? Office 365 là sản phẩm mới nhất về công cụ văn phòng của Microsoft. Với những ưu việt được cập nhật các tính năng và bản vá lỗi liên tục MIỄN PHÍ. Cũng như được sử dụng dịch vụ đám mây lên tới 1TB trên OneDrive, nên bản Office 365 này hiện đang được sử dụng bởi đa số người dùng tại các quốc gia phát triển.
Hy vọng bạn đã hiểu MS Office 365 là gì! Vậy bộ MS Office có các công cụ với chức năng cụ thể ra sao? Xin hãy đọc tiếp nhé!
Microsoft Office có chức năng gì?
Microsoft Office là bộ phần mềm rất mạnh mẽ. Nếu biết tận dụng sức mạnh này, bạn có thể sử dụng vào hầu như tất cả các ngành nghề, giúp giảm thời gian quản lý cũng như tiền bạc về lâu dài.
Nhưng đa phần mọi người chỉ biết đến 3 công cụ chính trong bộ phần mềm này. Đó là MS Word, MS Excel và MS Power Point.
1. MS Word
MS Word là trình Soạn thảo văn bản cho nhiều mục đích sử dụng. Bạn có thể sử dụng nó để soạn giáo án, viết thơ và có thể in một cách dễ dàng.
Nếu bạn có từng học IT trước đây thì thậm chí bạn còn thiết kế được cả website tĩnh dạng html. Tất nhiên là nó khá thủ công và phải nhớ rất nhiều đoạn code cũng như thẻ html. Do vậy, gần như rất ít người muốn dùng Word để làm điều này.
MS Word thường xuất file ra dưới dạng .doc và kể từ MS Office 2007 trở đi, Word hỗ trợ xuất file với đuôi mới là .docx. Và nó vẫn hỗ trợ đuôi .doc cũ.
2. MS Excel
Đây có thể coi là một trong những công cụ siêu mạnh được rất nhiều chuyên viên trong đa lĩnh vực sử dụng. Đầu tiên, không thể bỏ qua mục đích sử dụng chính của Bảng tính Excel là dành cho thống kê và kế toán. Thậm chí có những forum lớn trên thế giới và Việt Nam chuyên biệt chỉ để tìm hiểu và học hỏi, chia sẻ về công cụ này.
Không những vậy, MS Excel còn được sử dụng trong các bản báo cáo phức tạp hơn nhiều. Nó cũng được sử dụng trong các công thức phức tạp để thực hiện, nhờ việc thực hiện các phép tính mà không tốn nhiều resources của máy tính.
Ngoài ra, MS Excel còn được sử dụng trong các lĩnh vực khác như: Bất động sản, SEO Analyse, Shopping,…
3. MS Powerpoint
MS Powerpoints là một sản phẩm nổi bật trong bộ Office của Microsoft, chuyên về mảng thuyết trình. Phải nói rằng, MS Powerpoint đã mang tới cho các diễn giả một công cụ siêu hữu dụng. Nếu không có nó, không thể tưởng tượng được những buỗi diễn thuyết sẽ dùng giấy và bảng cho tới khi nào.
MS PP được dùng rất nhiều lĩnh vực: Báo cáo tài chính, báo cáo kế hoạch dự án, giảng dạy trong trường học, các khóa đào tạo…
4. MS Access
MS Access là trình quản lý chuyên về cơ sở dữ liệu quan hệ. Nó có thể dùng cho những mô hình dữ liệu đơn giản cũng như những mô hình dự liệu quan hệ phức tạp. Nhưng có lẽ MS Access không được sử dụng nhiều như SQL.
Phiên bản Office nào tốt nhất?
Hiện tại Microsoft còn hỗ trợ các phiên bản Office 2010, 2013, 2016, 2019. Nhưng hiện được sử dụng và cài đặt nhiều nhất là Office 2016 và Office 2019. Bên cạnh đó còn phiên bản Office 365 ở dạng subscription hay trả phí theo hàng tháng.
1. Nên dùng bản office nào – MS Office 2016
Đây là phiên bản kế nhiệm phiên bản Office 2013. Do đó bản Microsoft Office 2016 bao gồm những ứng dụng Word, Excel, Powerpoint, OneNote, Outlook, Access, Visio, Project, Publisher.
Phiên bản MS Office 2016
Ưu điểm:
- Cải tiến hơn về giao diện và các tính năng so với những bản Office trước đó.
- Cụ thể hơn thì bản office nào đơn giản việc chia sẻ dữ liệu hơn.
- Việc cùng sử dụng và làm việc trên tài liệu dễ hơn. Đồng thời việc hỗ trợ kết nối kho dữ liệu đám mây
- OneDrive giúp việc truy cập và làm việc đơn giản hơn.
Nhược điểm:
- Bản Office có rất nhiều công cụ, nếu bạn có thể tận dụng hết, nó sẽ là một bộ sản phẩm đầy sức mạnh.
- Nhưng có lẽ hầu hết chúng ta chỉ sử dụng 4 công cụ chính như mình đã đề cập phía trên thôi đúng không.
- Giá cũng sẽ cao hơn và bạn sẽ không được cập nhật miễn phí khi có phiên bản Office mới.
2. Bản office tốt dùng vĩnh viễn – MS Office 2019
Office 2019 là phiên bản mới nhất hiện nay dành cho PC và Mac. Và có lẽ đây sẽ là phiên bản trả một lần cuối cùng của Microsoft Office. Bơi Microsoft đã tuyên bố, họ sẽ chỉ cung cấp Office phiên bản trả phí hàng tháng hay hàng năm. Và sau khi hết hỗ trợ các bản Office trả một lần này, có lẽ bạn cũng không nên mua Office bản Standalone này nữa mà nên dùng bản trả phí tháng.
Ưu điểm:
- Bên cạnh giao diện và những tính năng được chau chuốt hơn.
- MS Office phiên bản “vĩnh viễn” này còn thực hiện việc hỗ trợ Pen cho tablet và xử lý dữ liệu nhanh hơn cho Excel.
- Chưa kể tới các thuộc tính được nâng cấp và bổ sung mới trên Powerpoint 2019 nữa.
Nhược điểm:
- Giống như bản Office 2016, điều bất cập ở đây là bạn sẽ không thể được cập nhật những tính năng mới nhất.
- Và đáng tiếc rằng, Office 2019 là bản office có thời hạn “vĩnh viễn” mà Microsoft sẽ bán ra.
3. Bản office nào tốt nhất hiện nay – MS Office 365
Chính thức ra mắt vào 2011, Office 365 có lẽ chưa được biết đến nhiều cho tới những năm gần đây. Phải đến năm 2017, MS Office 365 mới lần đầu tiên vượt doanh số bản classic mà Microsoft Office phát hành từ trước tới giờ.
Bản phần mềm MS Office 365
Đây cũng có lẽ là điểm nhấn để Microsoft quyết định việc tiếp tục phát triển cho thuê phần mềm theo tháng. Hay còn gọi là Subscription cho monthly và yearly. Gói Office 365 có thể được phân phối cho gia đình, 1 người hay gói doanh nghiệp.
Ưu điểm:
- Cập nhật được những tính năng bổ sung mới nhất qua từng đợt update.
- Chọn mua theo mức giá theo nhu cầu của cá nhân hay doanh nghiệp
- Hỗ trợ không giới hạn vì trả theo tháng cho tới khi không muốn dùng nữa
- Được sử dụng cloud OneDrive và Skype miễn phí
Nhược điểm:
- Phải thanh toán theo tháng hoặc theo năm, không có giấy phép sử dụng vĩnh viễn như trước nữa.
- Tính về lâu dài, bạn sẽ phải trả rất nhiều tiền hơn
Câu hỏi thường gặp về Microsoft office
Lấy Microsoft office 2019 key ở đâu?
Mình khuyên nên mua trực tiếp trên trang của Microsoft hoặc mua trực tiếp từ những nhà phân phối được ủy quyền của MS. Vì sao?
Vì bạn sẽ giảm nguy cơ bị dính mã độc, virus trong những bản Cracked Office hay Hacked Office. Thậm chí bạn có thể mất thông tin ngân hàng hay dữ liệu quan trọng trên máy. Mà những thông tin này có thể đáng giá hơn gấp ngàn lần so với mua một key bản quyền đúng không?
Unlicensed product microsoft office 2010 là gì
Khả năng cao là bạn đang dùng bản MS Office không bản quyền. Bạn đã download từ các trang cung cấp bản Office đã Patched hoặc qua mặt để dùng Office bản quyền. Còn một trường hợp nữa là bạn có thể đặt đồng hồ hệ thống không được synced với giờ chuẩn hiện tại.
Microsoft Office 365 là gì?
Microsoft Office 365 là phiên bản Office được cập nhật thường xuyên và người dùng thanh toán theo tháng hoặc theo năm. Thêm vào đó, người dùng sẽ được dùng OneDrive 1TB và dịch vụ Skype miễn phí trong thời gian dùng Office 365.
Microsoft Office click to run là gì?
MS Click-to-run là việc hỗ trợ cài đặt bộ phần mềm Microsoft Office theo dạng phân luồng và ảo hóa. Bởi hiện tại, công nghệ băng thông rộng khá phố biến nên việc cài đặt này có thể thực hiện được dễ dàng hơn so với trước đây khi dùng mạng Dial-up.
Nôm na là bạn sẽ cài đặt phần mềm với những kết nối giống như bạn xem video streaming trên youtube hay vimeo. File cài ban đầu tải về sẽ rất nhỏ mà thôi, chỉ vài chục hoặc hơn 100KB mà thôi.
Microsoft Office bao gồm những gì?
Microsoft Office ngoài 4 công cụ chính là MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, MS Access. Nó còn bao OneNote, Outlook, Visio, Project, Publisher và Skype nữa nếu bạn dùng Office 365.
Những phiên bản office nào tốt nhất FREE tương tự như Microsoft Office?
Có lẽ đây là câu hỏi rất nhiều người quan tâm. Đặc biệt là khi việc dùng MS Office sẽ chuyển sang theo phí hàng tháng, hàng năm. Với điều kiện kinh tế không tốt thì bạn có thể tìm tới các giải pháp miễn phí khác.
May mắn thay, các công ty phần mềm Office khác cũng đã theo kịp rất nhanh công nghệ Office của Microsoft. Thậm chí, một số người còn cho rằng phần mềm office MIỄN PHÍ còn tốt hơn cơ. Dưới đây là Top 3 bộ phần mềm Office miễn phí được nhiều người tin dùng.
1. Nên dùng office nào – LibreOffice
LibreOffice là một bản Office cực mạnh, có thể so sánh ngang với MS Office Suite. Nhiều người còn nói đùa rằng, tại sao lại đi mua Office của Microsoft khi họ có thể dùng Free mọi thứ trên LibreOffice.
LibreOffice bao gồm các công cụ Writer, Calc, Impress, Draw, Math and Base. Với Writer, Calc, Impress tương đương với Microsoft Word, MS Excel và MS Powerpoint.
LibreOffice được duy trì và phát triển bởi các nhà phát triển đam mê công nghệ OpenSource. Điều đặc biệt là nó hoàn toàn miễn phí. Hãy thử trải nghiệm nó và bạn sẽ có thể quyết định có nên dùng nó không nhé.
2. Nên dùng bản office nào miễn phí? WPS Office Free!
WPS Office Free là bản rút gọn của WPS Office Premium. Cá nhân người viết bài này có thời gian khá lâu và hiện tại vẫn đang sử dụng WPS. Vì sao vậy? Vì nó có đầy đủ bộ cung cụ thường dùng y hệt MS Word, MS Excel và Powerpoint mà lại miễn phí.
Tốc độ thì mượt không có gì thể chê được! 3 Công cụ đó là WPS Writer, WPS Spreadsheets và WPS Presentation.
Có 2 điều mình rất thích ở WPS đó là họ cung cấp cho mình Cloud Storage và hỗ trợ cả đọc file PDF trên bản WPS Free này.
Do vậy, bạn cũng sẽ không phải cài bộ phần mềm đọc PDF riêng đúng không.
3. Bản office nào tốt nhất miễn phí – Google Docs, Sheets và Slides
Đây có lẽ là bộ công cụ được rất nhiều người dùng hiện nay. Không lý do gì khác ngoài lý do Google quá phổ biến. Hơn nữa những cung cụ Office của Google này bạn có thể dùng khắp nơi đâu, chỉ cần có mạng Internet.
Thêm vào đó, tài liệu tạo, chỉnh sửa sẽ được tự động lưu lại trên tài khoản Google Drive của bạn.
Đây là công cụ Phongreviews cũng dùng khá nhiều để làm việc nhóm cũng như cộng tác với các bên liên quan. Ngoài tính chia sẻ nhanh chóng, nó có còn khá hữu dụng trong việc chia sẻ File trên cùng Google Drive Folder của file dữ liệu Docs, Sheets hay Slides.
Lời Kết – Nên sử dụng office nào? MS Office 365.
Hy vọng qua bài viết này, bạn có thể chọn cho mình một bản Office hợp ý. Cho dù là trả phí hay miễn phí, mỗi bộ công cụ đều có điểm mạnh và điểm yếu của chúng. Nếu bạn quyết định dùng phần mềm Office miễn phí mà chỉ sử dụng chức năng cơ bản thì WPS Office là một sản phẩm hoàn hảo cho bạn.
Còn nếu bạn cần một bộ Office cho công ty hay team mà có hỗ trợ cũng như Cloud chia sẻ có riêng tư thì nên dùng Office 365. Vì dầu sao sử dụng Cloud miễn phí của WPS và Google bạn sẽ không thể 100% quản lý quyền riêng tư của dữ liệu bạn lưu trên đó.
