Mai Anh
Máy in là thiết bị văn phòng quen thuộc hiện nay, đặc biệt là trong các văn phòng, công ty… Thị trường máy in hiện nay rất đa dạng, từ các loại máy in đen trắng tới máy in màu, máy in laser…. Mỗi loại máy in này lại có những đặc điểm riêng, đáp ứng được những nhu cầu khác nhau của người dùng. Vậy hãy cùng tìm hiểu chi tiết xem cách sử dụng máy in sao cho hiệu quả cũng như đảm bảo tuổi thọ sản phẩm luôn dài lâu nhất thông qua bài viết dưới đây nhé.
Hướng dẫn 4 bước sử dụng máy in
Việc sử dụng máy in đúng quy trình sẽ giúp việc in ấn đạt hiệu quả cao hơn, giúp tuổi thọ máy in được dài lâu hơn. Vậy hãy cùng tìm hiểu cách sử dụng máy in hiệu quả thông qua phần dưới đây của bài viết bạn nhé.
Bước 1: Kết nối máy in với máy chủ
Đây là bước đầu tiên mà bạn cần làm trong quy trình sử dụng máy in đúng cách. Để kết nối máy in với máy chủ, bạn hãy cắm dây nguồn nối giữa hai thiết bị này với nhau.
Ngoài ra, mỗi máy in sẽ được trang bị một driver riêng. Bạn hãy tiến hành kích hoạt driver này. Trong trường hợp bạn bị thất lạc driver thì có thể tìm kiếm lại chúng thông qua công cụ tìm kiếm Google hoặc Cốc cốc… của bạn rồi cài đặt lại chúng nhé.
Bước 2: Tiến hành thiết lập chia sẻ máy in với các thiết bị khác
Để chia sẻ máy in để dùng chung với các thiết bị khác, bạn chỉ cần truy cập vào mục Start rồi chọn Control Panel. Tiếp đó tại cửa sổ Control Panel hiện nay, bạn hãy click vào mục Printers and Device hoặc Printers and Faxes.
Kế đó, bạn hãy lựa chọn máy in mà mình đã thiết lập rồi nhấn chuột phải. Lúc này, một bảng chọn nhỏ sẽ hiện nay, bạn chọn mục Sharing rồi tích chọn vào ô Share this Printer, chọn Apply rồi nhấn OK.
Bước 3: Thực hiện việc kết nối máy tính với máy in
Bạn có thể kết nối nhiều máy tính với một máy in để sử dụng một cách tiện lợi nhất. Khi này yêu cầu đặt ra đó là các máy đó phải cùng hệ thống mạng. Để thực hiện việc kết nối này, bạn hãy đi vào mục Control Panel rồi vào mục Printers and Devices. Tiếp đó, bạn click vào And a network để tiến hành chia sẻ máy in.
Bước 4: Thực hiện việc in ấn tài liệu
Sau khi thực hiện bước số 3, bạn đã có thể sử dụng máy in một cách bình thường để in ấn các tài liệu mong muốn. Để in tài liệu bất kỳ, bạn chỉ cần mở chúng ra rồi nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + P và nhấn Enter/ OK là được.
Ngoài ra, bạn cũng có thể dùng chuột để click vào mục Print trên thanh taskbar của tài liệu đó rồi tiến hành điều chỉnh các thông số in, nhấn OK để thực hiện việc in tài liệu như bình thường.
Một số lưu ý không thể bỏ quên khi sử dụng máy in
Trong khi thực hiện cách sử dụng máy in, có một số lưu ý mà bạn cần nắm được như sau:
- Lưu ý về vị trí đặt máy in: Bạn nên lưu ý về vị trí đặt máy in. Nên đặt máy ở nơi thông thoáng, ngoài tầm với của trẻ em. Không những vậy, hãy để máy in ở nơi bằng phẳng với dây cáp máy in và dây điện được xếp gọn gàng nhé.
- Lưu ý về hộp mực: Hộp mực nếu để ngoài không khí quá lâu sẽ bị khô khiến quá trình in ấn không hiệu quả. Do đó, bạn nên lưu ý trong việc bảo quản hộp mực. Cụ thể với bình mực của máy in laser, bạn nên cho vào túi nhựa đen và buộc chặt lại, tránh tiếp xúc với ánh sáng mặt trời. Ngoài ra, trong trường hợp máy in lâu ngày không sử dụng thì bạn nên tháo hộp mực ra và bảo quản kín.
- Lưu ý về việc vệ sinh máy in: Định kỳ 3 tháng 1 lần vệ sinh máy in để đảm bảo bụi mực bên trong máy được loại bỏ hiệu quả. Việc vệ sinh máy sẽ phụ thuộc vào từng model máy khác nhau. Do đó, bạn có thể nhờ bên dịch vụ đổ mực máy in làm vệ sinh máy giúp hoặc tự vệ sinh máy dựa trên hướng dẫn sử dụng kèm theo.
- Tuyệt đối không tắt máy đột ngột, đặc biệt là với máy in phun màu. Không tắt máy khi vừa in xong mà cần đợi máy có đủ thời gian để thực hiện việc che đầu in lại, giúp mực trong hộp không bị khô trước khi thực hiện việc tắt máy.
- Chỉ sử dụng mực phù hợp với máy in để đảm bảo đầu phun của máy không bị hỏng. Tốt nhất nên sử dụng mực chính hãng để đảm bảo độ bền cho thiết bị của bạn.
- Sử dụng giấy in tốt với kích cỡ đồng đều, không lem mực. Tuyệt đối không dùng lại những tờ giấy đã bị ướt, nhăn nheo hoặc giấy đã in một mặt. Sở dĩ như vậy vì những loại giấy này rất dễ bị két lại giữa các bánh răng gây gãy một vài cơ cấu truyền động hoặc khiến đầu phun bị cong, làm chết bộ phận nén áp của máy.
- Luôn để máy in ở chế độ không tải ngay cả khi bạn không dùng tới chúng. Điều này vừa giúp bảo vệ đầu phun mực của máy vừa giúp máy không bị ẩm mốc. Nhờ đó mà tuổi thọ của máy sẽ được tăng lên, mực trong máy không bị khô, biến chất. Tuy nhiên, trong trường hợp một tháng bạn chỉ sử dụng máy in này một vài lần thì có thể tắt máy đi. Tuy nhiên, trước khi tiến hành in tài liệu, bạn hãy khởi động máy ít trước tối thiểu từ 30 – 60 phút để đảm bảo máy ổn định trước đã nhé.
- Sau khi vừa in xong, không nên chạm vào bản in ngay vì mực in sẽ cần thời gian để làm khô. Ngoài ra, bạn cũng nên để bản in tránh nước, tránh gió và tránh ánh sáng mặt trời để đảm bảo mực in không bị lem hay bay màu.
- Thường xuyên làm sạch đầu phun mực của máy, đặc biệt là với những máy đã lâu ngày không sử dụng cũng như là trước khi tiến hành in bất kỳ một tài liệu nào đó.
Trên đây là hướng dẫn cách sử dụng máy in hiệu quả cũng như những lưu ý quan trọng mà người dùng máy in cần nắm được. Hy vọng với những chia sẻ trên đây, bạn sẽ sử dụng thiết bị văn phòng này hiệu quả hơn, giúp bạn có được những bản in chất lượng nhất cũng như giúp chiếc máy in của bạn được bền bỉ hơn với thời gian, tránh tình trạng hỏng hóc, thay mới thường xuyên.
